Diplomaattisuus on äärimmäisen tärkeä taito neuvotteluissa, liiketoiminnassa tai vaikkapa yrityksen johdossa. Diplomaattisella toiminnalla ja puheella voidaan välttää ennen kaikkea konfliktien syntyminen ja varmistaa, että kaikki keskustelun osapuolet saavat tasavertaisen kohtelun.
Tässä 6 vinkkiä diplomaattiseen kommunikaatioon.
1. Mieti ennen kuin puhut
Harkitse jokaisessa tilanteessa tarkkaan, mitä sanot. Jos toinen keskustelukumppani on hyökkäävä tai agressiivinen, kuuntele häntä ensin ja koita sitten ymmärtää hänen näkokantaansa. Toisen (liialliseen) tunnereaktioon voi olla jokin syy.
Jos toisen näkökulma on mielestäsi selvästikin väärä tai sopimaton, kommentoi varovaisesti. Vältä syyttelevää sävyä ja ota aina vastuu omista tunteistasi vastaamalla minä-muodossa.
2. Keskity faktoihin
Koita perustella oma näkemyksesi faktoilla. Jos kyseessä on ongelma, niin keskity ongelman ratkaisuun.
3. Vältä höykkäävää kieltä
Vaikka toinen puhekumppani olisikin agressivinen, vältä hyökkäävää kieltä. Voit toki olla päättäväinen ja myös sanoa ”ei”, mutta älä lankea tunteellisiin puuskahduksiin, kuten ”No ei kyllä koskaan!” tms.
4. Vältä tunnepurkauksia ja reagoi maltillisesti
Voi olla vaikeaa pysyä rauhallisena, jos yksi tai useampi henkilö reagoi tunteellisesti tai on kiihdyksissä. Silloin on hyvä muistaa, että toisen tunteet, eivät ole meidän omia tunteita.
Toisen henkilön viha tai agressio on hyvin todennäköisesti henkilökohtaisen kokemuksen tai tilanteen syytä.
Tässäkin kohdassa pätee: keskity asianlaitaan ja ongelman ratkaisemiseen.
5. Käytä neutraalia kehonkieltä
Kehonkieli on ratkaisevassa asemassa. Neutraalilla kehonkielellä voit tukea omaa viestiäsi ja välttää tilanteen eskaloitumisen. Vältä käsillä hosumista, pysy rentona. Älä missään nimessä käytä agressiivisia eleitä kuten vaikkapa kohotettua nyrkkiä tai ylösnousevia käsivarsia.
7. Pysy päättäväisenä, mutta kohteliaana
Diplomaattisuus EI tarkoita, että sinun pitäisi virnistää kuin hammastahnamainoksessa, vaikka toinen käyttäytyy hyökkäävästi tai jopa loukkaavasti. Voit toki pysyä päättäväisenä ja myös pitää puolesi!
P.S. Diplomaattisuuta vaaditaan välillä myös raha-asioissa. Sukulainen tarvitsi kiireellisesti rahaa ja ohjasin hänet siten eteenpäin Ferratumin palveluun, jossa tarjotaan laina joustavasti. Pidän ystävyys- ja sukulaissuhteet visusti pois raha-asioista, koska niistä ei yleensä synny kuin riitaa. Parempi siis näin…